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【江苏】涟水县农广校加强学生档案管理工作

发布时间:2020-03-24 11:08 来源:江苏省农广校涟水县分校 作者:谢同建
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  本网讯 2012年中央一号文件提出大力培育新型职业农民以来,涟水县农广校作为全县农民教育培训主体单位,积极组织,开拓创新,2012年以来举办各类农民培训班260余期,培育高素质农民28661人,招收涉农中专学生2107人,毕业1621人,产生大量的培训资料、学生(员)作业本、考试卷和实习实践报告单,尤其是涉农中专学生作业本和实习实践报告单,更是堆积如山。为了加强档案管理,该校从收集、整理、归档、保管等多方面落实措施,严格要求,实现档案工作的规范化和制度化,使档案更好地为全县高素质农民培训和涉农中专教学工作服务。

  一、加强领导,明确责任

  学校认真贯彻执行党和国家档案工作的方针、政策及法规,专门制订了《涟水县农广校档案管理制度》,并明确一名副校长分管档案工作,安排具有较高素养的人员担任档案管理员,明确职责,分级抓管理、层层抓落实,构建档案管理工作的组织架构,为档案管理工作提供良好的组织保障。平时将档案工作列入学校工作议事日程,在人力、财力、精力上给予大力支持。档案管理员经常向校长回报档案工作情况,促使校长更加重视档案工作。建立健全档案材料的归档制度,对档案的收集、整理、保管和统计制度进行整理和规范,做到人员有职责、案卷有统计、查档有目录、借阅有手续,形成了档案人员职责明确、档案管理工作规范有序的工作格局。档案管理员工作变动时,及时办理交接手续。

  二、强化管理,提高质量

  重点强化三个方面的管理,提高档案保管质量。

  (一)档案管理。档案室配备摄像头、电脑、打印复印一体机等设备,确保及时做好档案的收集、整理、鉴定、归档和保管工作。档案管理员将涉农中专教育学生学籍档案按永久性档案保管,教学文书、教学业务档案和学生作业本、考试卷、实习实践报告单以及农民培训相关资料按长期、短期分别编号归档,按保管年限进行分类排列存放,并编制必要的检索工具,为检阅档案创造条件,力求能够达到调档快速、准确。同时剔除一些没有归档价值的材料,将一些组卷过厚、内容混杂的案卷按照档案互相存在的某种联系进行重新组卷;对于超过档案保管期限的学生作业本、实习实践报告单和有关调查表格,及时清出档案室,提高案卷管理的质量和工作效率。

  (二)借阅管理。学校档案主要供本校各部门查阅使用,查阅时需办理借阅登记手续;外单位需要借阅本校档案的,一律凭单位介绍信和当事人身份证办理借阅登记手续,并经校长审批后方可借阅,借阅结束后及时归还原处。档案管理员严禁利用工作便利擅自为他人查阅档案,严禁向外传播和介绍档案、资料内容及存放位置等情况,严禁在案卷上涂改、划圈、划线条、做记号,更不准拆卷、抽页,如有损坏严肃追究其责任。

  (三)安全管理。档案室保持清洁卫生,并符合防火、防盗、防蛀、防霉等“四防”要求,严禁携带任何火种进入档案室,同时实行八小时以外关闭电源措施,做好防火防灾,确保档案实体的安全。平时定期对档案室电力线路、电器设备和网络运行情况进行安全检查,发现问题及时处理,做到防患于未然。夏季高温季节,档案管理员适时做好开门开窗通风换气工作,防止档案发生霉变事故。

  三、注重监管,奖惩分明

  学校加强对档案工作的领导、检查和考核,将档案工作列入分管副校长和档案管理员的全年目标任务考核内容,督促档案管理员学习、熟悉《中华人民共和国档案法》和国家有关档案工作的规定,提高其档案法制意识,充分认识到搞好档案管理工作是自己应尽的法律责任和义务,增强自觉性,为提高效率创造条件。将档案材料的积累工作纳入档案管理员的责任制,加强对档案材料的控制、积累,并订立奖惩制度,与其职称晋升和绩效工资挂钩,激发了档案管理员的工作积极性和主动性,做到严格监管,奖惩分明,形成常态长效,促进了档案管理工作不断上水平。

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